Pracodawcy w Łodzi i okolicach często pytają nas, jak wygląda cały proces organizacji badań medycyny pracy. Czy muszą sami szukać placówki dla każdego pracownika? Kto wystawia skierowania? Jak rozliczać się za wielu pracowników jednocześnie? W tym artykule wyjaśniamy każdy etap współpracy od A do Z.
Krok 1 – Pierwszy kontakt i ustalenie warunków
Współpraca zaczyna się od prostego kontaktu – formularzem na naszej stronie, mailem lub telefonicznie. Na tym etapie zbieramy podstawowe informacje o firmie:
- liczba pracowników i planowana częstotliwość badań,
- rodzaje stanowisk (biurowe, fizyczne, praca na wysokości, kierowcy, itp.),
- wymagany zakres badań dodatkowych (EKG, audiometria, spirometria, okulistyka),
- preferowana forma rozliczeń – jednorazowa czy abonamentowa.
Na podstawie tych danych przygotowujemy wstępną wycenę jednostkową – w ciągu 24 godzin roboczych. Bez ukrytych kosztów i zobowiązań.
Krok 2 – Umowa ramowa lub zamówienie jednorazowe
Firmy współpracujące z nami regularnie podpisują umowę ramową na obsługę medycyny pracy. Dokument określa:
- stawki jednostkowe za poszczególne rodzaje badań,
- termin realizacji (standardowo do 3 dni roboczych od wystawienia skierowania),
- zasady wystawiania faktur zbiorczych (np. raz w miesiącu),
- sposób przekazywania dokumentacji (elektronicznie lub papierowo),
- zasady RODO i powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.
Małe firmy i jednorazowe zlecenia obsługujemy bez umowy ramowej – wystarczy skierowanie wystawione przez pracodawcę i kontakt w celu potwierdzenia terminu.
Wzorzec umowy: Jeśli chcesz przejrzeć wzorzec umowy ramowej przed kontaktem, napisz do nas na kontakt@medycynapracylodz.pl – prześlemy go w ciągu 1 dnia roboczego.
Krok 3 – Skierowania dla pracowników
Obowiązek wystawienia skierowania na badania medycyny pracy spoczywa na pracodawcy (art. 229 Kodeksu pracy). Skierowanie musi zawierać:
- nazwę i adres pracodawcy,
- rodzaj badania (wstępne, okresowe, kontrolne),
- stanowisko pracy i opis warunków pracy,
- wykaz czynników szkodliwych lub uciążliwych,
- aktualne wyniki pomiarów tych czynników (jeśli są wymagane).
Jeśli potrzebujesz pomocy – udostępniamy gotowy wzór skierowania oraz komplet wzorów dokumentów do pobrania. Nasz koordynator może też sprawdzić poprawność skierowań przed badaniem.
Krok 4 – Badania pracowników
Po wystawieniu skierowania pracownik zgłasza się do partnerskiej placówki medycznej w Łodzi. Standardowy czas oczekiwania na termin to do 3 dni roboczych (dla stanowisk standardowych). Badania pilne – np. nowo zatrudniony pracownik zaczynający pracę za kilka dni – organizujemy w trybie przyspieszonym.
Podczas wizyty lekarz przeprowadza:
- wywiad medyczny i ogólne badanie lekarskie,
- badania dodatkowe wynikające ze stanowiska (krew, EKG, spirometria, okulistyka, audiometria),
- ocenę zdolności do pracy na danym stanowisku.
Pracownik nie ponosi kosztów badań – reguluje je pracodawca. Czas trwania wizyty to zazwyczaj 30–60 minut w zależności od zakresu badań.
Krok 5 – Orzeczenie lekarskie i dokumentacja
Po zakończeniu badania lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie lekarskie – dokument stwierdzający brak lub istnienie przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Orzeczenie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do pracownika, drugi do pracodawcy.
Pracodawca jest zobowiązany przechowywać kopię orzeczenia w aktach osobowych pracownika. Nasze placówki partnerskie przekazują dokumentację:
- elektronicznie (skan PDF) – w dniu badania lub kolejnym dniu roboczym,
- papierowo – za pośrednictwem pracownika lub listem poleconym.
Krok 6 – Rozliczenie i faktura
Firmy z umową ramową otrzymują zbiorczą fakturę VAT za wszystkie badania wykonane w danym miesiącu. Płatność przelewem w terminie 14 lub 30 dni – zależnie od ustaleń. Dla firm jednorazowych faktura wystawiana jest bezpośrednio po badaniu.
Na życzenie pracodawcy do faktury dołączamy specyfikację badań z podziałem na pracowników i rodzaje badań – ułatwia to kontrolę kosztów i rozliczanie wewnętrzne.
Koordynator dedykowany firmie
Każda firma z umową ramową otrzymuje dedykowanego koordynatora – jedną osobę kontaktową, która zna historię współpracy, priorytety firmy i może szybko reagować na zmiany (nowi pracownicy, pilne badania kontrolne, zmiany zakresu badań).
Często zadawane pytania
Ile czasu zajmuje wdrożenie współpracy dla nowej firmy?
Od pierwszego kontaktu do realizacji pierwszych badań upływa zazwyczaj 2–5 dni roboczych – tyle potrzeba na wycenę, ustalenie warunków i podpisanie umowy. W trybie pilnym możemy zorganizować badanie już następnego dnia.
Czy muszę podpisywać umowę, żeby skorzystać z usług?
Nie – jednorazowe zlecenia realizujemy bez umowy. Umowa ramowa jest opłacalna przy regularnej współpracy (kilka lub więcej badań miesięcznie), bo zapewnia stałe stawki i uproszczone rozliczenia.
Jak szybko pracownik może dostać termin badania?
Standardowo do 3 dni roboczych od wystawienia skierowania. Dla nowych pracowników startujących w pilnym trybie – możemy organizować badania w ciągu 24–48 godzin.
Co jeśli pracownik nie zdał badania i lekarz stwierdził przeciwwskazania?
Pracownikowi i pracodawcy przysługuje odwołanie od orzeczenia do wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy w terminie 7 dni od otrzymania dokumentu. Nasz koordynator może pomóc w przeprowadzeniu tej procedury.
Czy wystawiacie faktury zbiorcze dla grup pracowników?
Tak – dla firm z umową ramową wystawiamy jedną zbiorczą fakturę VAT za wszystkie badania w miesiącu, z pełną specyfikacją. Upraszcza to księgowość i kontrolę kosztów.
Czy obsługujecie firmy spoza Łodzi?
Tak – obsługujemy pracodawców z powiatu łódzkiego i województwa łódzkiego. Pracownicy mogą wykonywać badania w naszych placówkach partnerskich w Łodzi, a dokumentacja jest przekazywana elektronicznie do siedziby firmy.